Erstdokumentation
Gewachsene Abläufe erstmals strukturiert aufnehmen und in einer belastbaren Gesamtdokumentation zusammenführen.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Digitale Prozesse nachvollziehbar dokumentieren.
WCG erstellt individuelle Verfahrensdokumentationen für steuerlich relevante Prozesse und Systeme. Wir verbinden die Anforderungen der GoBD mit den Abläufen, die im Unternehmen tatsächlich gelebt werden.
Dokumentationsbedarf schildern
Individuell · Praxisnah · Deutschlandweit
Typische Anlässe
Wenn digitale Abläufe erklärbar bleiben müssen.
Eine Verfahrensdokumentation schafft Transparenz über Systeme, Zuständigkeiten, Kontrollen und die Verarbeitung steuerlich relevanter Daten – im Tagesgeschäft ebenso wie in der Betriebsprüfung.
E-Rechnung & Rechnungsworkflow
Eingang, Prüfung, Freigabe, Verbuchung und Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten nachvollziehbar beschreiben.
Dokumentenmanagement
DMS, digitales Archiv, OCR-Verarbeitung und Schnittstellen in den gesamten Belegprozess einordnen.
Systemwechsel & Migration
Datenübernahme, Altsysteme, Programmversionen und den Erhalt der maschinellen Auswertbarkeit dokumentieren.
Digitalisierung von Belegen
Scanprozess, Qualitätskontrollen, Indexierung, Aufbewahrung und den Umgang mit Papieroriginalen festhalten.
Aktualisierung & Betriebsprüfung
Bestehende Dokumentationen an veränderte Prozesse anpassen und ihre Aussagekraft vor einer Prüfung kontrollieren.
GoBD im betrieblichen Gesamtbild
Die Dokumentation folgt dem tatsächlichen Prozess.
Nach den GoBD muss für jedes steuerlich relevante DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Aus ihr sollen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Umfang und Detailtiefe richten sich nach der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisation und der eingesetzten Systemlandschaft.
Eine aussagefähige Dokumentation beschreibt deshalb nicht nur Software. Sie verbindet Belegentstehung oder Belegeingang, Erfassung, Prüfung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederauffindbarkeit, Datensicherheit und maschinelle Auswertbarkeit mit den jeweils verantwortlichen Personen und Kontrollen. Änderungen müssen versioniert und historisch nachvollziehbar bleiben.
- Verfahrensdokumentation GoBD
- Belegwesen
- E-Rechnung
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Dokumentenmanagementsystem
- Digitales Archiv
- OCR
- Internes Kontrollsystem
- Kassenführung
- Datenzugriff
- Betriebsprüfung
01
Entstehung & Eingang
Papier · PDF · E-Rechnung · Kasse
02
Erfassung & Prüfung
OCR · Freigabe · Kontrollen · Zuständigkeit
03
Verarbeitung
Schnittstellen · Buchführung · Protokollierung
04
Aufbewahrung
DMS · Archiv · Unveränderbarkeit · Versionen
05
Wiederfinden & Auswerten
Datenzugriff · Export · Betriebsprüfung
Die Verfahrensdokumentation verbindet Prozess, System, Verantwortlichkeit und Kontrolle zu einem nachvollziehbaren Gesamtbild.
Bestandteile
Aus gelebten Abläufen eine belastbare Dokumentation entwickeln.
Eine bloße Mustervorlage bildet die individuelle System- und Prozesslandschaft regelmäßig nicht ausreichend ab. Wir strukturieren die vorhandenen Informationen, schließen erkennbare Lücken und entwickeln eine verständliche Dokumentation, die mit der betrieblichen Praxis übereinstimmt.
- Allgemeine Beschreibung von Unternehmen, Organisation und steuerlich relevanten Prozessen
- Anwenderdokumentation mit Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und internen Kontrollen
- Technische Systemdokumentation zu Programmen, Schnittstellen, Datenformaten und Berechtigungen
- Betriebsdokumentation zu Betrieb, Datensicherung, Archivierung, Updates und Störungen
- Versionierung und nachvollziehbare Änderungshistorie
- Abgleich der beschriebenen Soll-Prozesse mit der tatsächlich gelebten Praxis
Arbeitsweise
Strukturiert von der Prozessaufnahme zum fertigen Dokument.
Wir konzentrieren uns auf steuerlich relevante Abläufe und verbinden vorhandene Unterlagen, Interviews und Systeminformationen zu einer konsistenten Gesamtdokumentation.
Prozesse und Systeme aufnehmen
Wir erfassen Belegwege, Programme, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und vorhandene Unterlagen.
Dokumentation ausarbeiten
Wir ordnen die Informationen nach den GoBD, beschreiben die Abläufe verständlich und stimmen offene Punkte ab.
Finalisieren und fortschreiben
Sie erhalten eine strukturierte Dokumentation sowie Hinweise für Versionierung, Pflege und künftige Aktualisierungen.
Persönliche Beratung
Steuerrecht und betriebliche Prozesse zusammendenken.
Dr. Moritz Menzel, LL.M.
Steuerberater · Lehrbeauftragter für das Fach Unternehmensbesteuerung an der Universität Würzburg
Dr. Dominik Tschinkl
Steuerberater · Lehrbeauftragter für das Fach Unternehmensbesteuerung an der Universität Würzburg
Häufige Fragen
Orientierung zur Verfahrensdokumentation.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die GoBD verlangen für steuerlich relevante DV-Systeme eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Welche Systeme und Prozesse einzubeziehen sind und wie detailliert die Darstellung sein muss, hängt von Geschäftstätigkeit, Organisationsstruktur und Systemlandschaft des Unternehmens ab.
Welche Bestandteile hat eine Verfahrensdokumentation?
Regelmäßig gehören eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation dazu. Inhalt und Umfang richten sich danach, was für das Verständnis und die Prüfung des konkreten Verfahrens erforderlich ist.
Reicht eine allgemeine Mustervorlage aus?
Eine Vorlage kann die Gliederung erleichtern. Sie ersetzt aber nicht die individuelle Beschreibung der tatsächlich eingesetzten Systeme, Belegwege, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Kontrollen. Entscheidend ist die Übereinstimmung mit der betrieblichen Praxis.
Wann muss die Dokumentation aktualisiert werden?
Bei relevanten Änderungen an Programmen, Schnittstellen, Berechtigungen, Verantwortlichkeiten oder Prozessschritten. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar und die jeweiligen Versionen der Dokumentation den eingesetzten Verfahren zuordenbar bleiben.
Welche Bedeutung hat die E-Rechnung?
Strukturierte E-Rechnungsdaten verändern Eingang, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen. Die Verfahrensdokumentation sollte die verwendeten Formate, Systeme, Konvertierungen, Kontrollen und Archivierungsprozesse nachvollziehbar abbilden.
Führt eine fehlende Verfahrensdokumentation automatisch zur Verwerfung der Buchführung?
Nein. Nach den GoBD ist entscheidend, ob eine fehlende oder ungenügende Dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt. Eine aktuelle und aussagefähige Dokumentation reduziert jedoch Unklarheiten und erleichtert die Verfahrens- und Systemprüfung.
Weitere Schwerpunkte
Verwandte Beratungsthemen.
Kontakt
Lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen.
Schildern Sie uns kurz Ihre Systemlandschaft und den Anlass für die Dokumentation. Wir melden uns persönlich bei Ihnen.
info@wcg.consulting